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PDCAサイクルをスムーズに回すポイント

更新日:4月4日

本記事では、品質管理やプロセス改善、事業の発展などに繋げることができるPDCAサイクルの概要や注意すべき点について紹介いたします。



目 次



PDCAとは?


PDCAは1990年代末より導入されたタスク管理方法であり、業務効率を向上させるために使用されています。現在でも事業の発展に繋げる手法として様々な領域で広く活用されています。

PDCA の各 4 文字は、業務上の 4 つのプロセスを意味し、PDCAはスパイラル階段を上るように4つのプロセスを繰り返し、業務を効率化します。


PDCAの4つのステップ


まず、PDCAの各ステップについて知っておく必要があります。PDCAとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)の頭文字を取ったもので、この手順を順番に繰り返すことで、業務の改善に繋げることができます。


01. Plan(計画)


Plan(計画)では、目標を設定し、実現するための評価や行動の方法などの計画を立てます。ここで重要なことは、現実的な目標を設定することです。「誰が」「何を」「なぜ」「いくら」「いつまで」「どのように」を考えて計画しなければなりません。


02. Do(実行)


Do(実行)ではPlan(計画)で計画した内容を実際に実行する段階です。また、この段階では、業務プロセスと結果を後に評価できるよう、活動履歴を記録しておくと良いです。いくつかの指標を選択して数値化記録すると、客観的な評価を行うことができます。


03. Check(評価)


Check(評価)では活動の結果を評価します。当初の目標が達成されたかどうか、計画通りの結果が得られたかごうかを確認します。単に達成するのではなく、なぜそうなったのかを見つけることが重要です。これは次のAction(改善)にも接続されます。


04. Action(改善)


Action(改善)では評価の結果を基にし、目標実現のための必要な修正や改善を行う段階です。特定された問題点に対する対策と併せて、うまくいった点をさらに発展させることも重要です。その後改善のための新たな計画を立て、Plan(計画)に戻り、次のPDCAに向けて活動を準備します。



PDCAの効果を感じられない場合の改善方法




PDCAは優れた業務改善方法として使用していく中で、効果をあまり感じられない場合や、上手くいかないと感じる意見があるかもしれません。そのような場合は、サイクル回転を止めるブレーキ要素は何か、PDCAの使用法は間違っていないかを確認する必要があります。


PDCAの4つのステップの再確認


まず、PDCAの4つのステップが正しく機能していることを確認する必要があります。よくある例は、最初のPlan(計画)であまりにも高く設定してしまい、多くの時間を費やしてしまう場合です。変化の激しい現代社会において、このステップに多くの時間を投資する必要はありません。Plan(計画)はあくまでも仮設なので、すぐにDo(実行)に進む必要があります。

PDCAがうまくいかない場合は、ステップごとに適切に機能していることを検証する必要があります。


Plan(計画)Check


最初の目標を高く設定してしまうと、実行が難しく、企画だけで終わる可能性が大きくなります。PDCAはパフォーマンスを続けるモデルであり、最初から完璧である必要はありません。基準を達成できる程度に設定をすることで、目標値を調整するのに効果的です。



Do(実行)Check


PDCAが上手くいかないと感じた時にはまず、Do(実行)ステップを確認してください。Do(実行)が不可能な理由は、活動計画の実行に無理がある場合か、進行が緩んだ場合です。ワークプロセスのどこかで作業負荷が集中していると、その部分で業務の停滞が発生します。この場合にはPlan(計画)を含むすべてのステップを見直す必要があります。



Check(評価)Check


十分な検証をせずCheck(評価)を進めると、懸賞にかけている部分が生じ、効果的な改善策を立てることはできません。ビジネスにおいてスピード感は強みですが、迅速性よりも正確性がより重要なので、確実に確認をした後に次のステップに進む必要があります。



Action(改善)Check


Check(評価)だけでAction(改善)をせず躊躇すると、長い時間が経っても変わりません。

PDCAサイクルは互いに接続されたループとして継続的に適用されます。したがって一度そのループが停止してしまうと、その時点で終わってしまう可能性もあります。

常に一度に大きな成果を得ることはできないため、効果を期待せず、ある程度のスピード感でPDCAサイクルを繰り返し、継続的な成果を目指すことが重要です。




PDCA効果をさらに高めるためのポイント




明確な目的・目標の設定


Plan(計画)を始める前に、目的と目標を明確にすることが重要です。

目的:最終的な到達地点

目標:目的を実現するための通過点

目的と目標を明確にすることで、成果を生み出すために必要な時間・支援が見えてきます。そうすることにより、目標を実現するための計画を立てることができます。



継続的な改善


PDCAは一度だけではなく、ステップを繰り返し、改善をしながら継続的に実施することが重要です。組織内で継続的な改善を行い、PDCAを日常的な業務やプロジェクトの一環として定着させることにより、持続的な成果を得ることができます。



積極的な挑戦とイノベーション


PDCAサイクルを通じて、常に新しいアイデアや方法を積極的に試み、革新的な解決策を模索します。失敗を恐れず、挑戦する姿勢を育てることにより、イノベーションを促進します。



最後に


業務を改善し、継続的に成長させていく方法としては、スムーズにPDCAサイクルを回して行くことが重要です。

本記事でのポイントについて理解し、業務の改善に役立てていただけたら幸いです。

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